ניהול חכם של מערכות הדפסה במשרד לשיפור הפרודוקטיביות

איך ניהול חכם של מערכות הדפסה במשרד יכול לחסוך לכם כסף וזמן?

אז מי לא אוהב להדפיס? יש משהו מאוד מרגש בנשיכה של ההדפסה הראשונה במכונה החדשה, הסאונד המגניב של נייר המנשק את המדפסת, וההפתעה כשאתה מקבל דף בדיוק כמו שציפית. אבל, בואו נדבר על ניהול המערכות הללו. האם יש סיכוי שאתם מתמודדים עם הדפסות מגושמות, ניירות שנגמרו דווקא בזמן הכי לא מתאים, ורק הזמנות שאין להן סוף? אם כן, אתם בהחלט לא לבד!

השלב הראשון: האם אתם באמת צריכים את הספאם הזה?

כמובן, כאשר מדובר בניהול חכם של מערכות ההדפסה, השאלה הראשונה היא: "בשביל מה אני צריך את זה?". אז נכון, יש טונות של דוחות שצריך להדפיס, אבל בואו נדבר קצת על הכנת הדיווחים האלו. האם כל דוח באמת צריך להדפס? או שאפשר לגרום להם להיות דיגיטליים ולמנוע את ההגזמה?

• תשאלו: מי מבחין במי? אולי יש כאלו שאפשר לזהות דרך המייל ולא ע"י הדפסות מיותרות.
• למידה מהעבר: האם אתם יודעים מה תרם להוצאות ההדפסה מהשנה הקודמת? האם זה היה הדוח המסורתי על הביצועים או התפריט המסיבי של ג'ון?

שירותים מנוהלים: האם זה לא פשוט?

חשבנו שזמני ההוצאות בלי חוכמות כאלה ואחרות עברו, אבל כנראה שלא. כאן נכנסים שירותים מנוהלים לתמונה. מה הם עושים? הם עוזרים לכם לנהל את כל המהות של ההדפסה במשרד מבלי שתצטרכו לקבל חרדות בלילה. מה כולל זה?:

• ניהול מלא של מדפסות: כל מה שאתם צריכים לדעת על כמות הניירות, הדיו, ומתי הכל צריך להתעדכן.
• אנליזות מדויקות: תוכלו להבין היכן ההוצאות עולות היכן שהן לא באמת נחוצות.
• תמיכה טכנית : מישהו שיהיה שם בשבילכם, לחשוב עליכם ולתקן במהירות, כי אף אחד לא אוהב את המדפסת הטיפשה הזו שנעצרה.

שאלות ותשובות:

• מהו שירות מנוהל? שירות המציע ניהול כל ההיבטים של מערכת ההדפסה, כולל תכנון, התקנה ותחזוקה.
• האם זה יקר? לא בהכרח! ניהול נכון יכול לחסוך לך הרבה כסף בטווח הארוך.
• איך אני יודע אם זה מתאים לי? אם ההדפסות שלך טוענות את עולמך, זה הזמן לשנות גישה.
• מה קורה כשיש בעיות במדפסת? זה חלק מהשירות, הם יטפלו בכל מה שקשור לבעיות טכניות.
• האם יש לי שליטה על ההוצאות? כן! עם אנליזות ושירותים מנוהלים תוכל להקטין הוצאות.

הנחות ותוכניות ניהול: כנסו לארנק שלכם!

בואו נודה בכך, כולם אוהבים הנחות. במיוחד בעידן של היום, כשצריך לחשוב פעמיים לפני שקונים קפה. אז ההנחות האלה לא מגיעות רק מהחנות הסמוכה, אלא גם מחברות ניהול מערכות ההדפסה. אם תקחו את התהליך של ההדפסה בצורה חכמה יותר, תהיו מופתעים עד כמה זה יכול לחסוך לכם.

• החבאות חודשיות: תשלמו לפי כמות הקצרה והמעודכנת, ולא לפי מאוד לא נודע.
• חיסכון בעת מסלול מרוחק: יש חברות שמציעות תוכניות למי שמדפיס בקנה מידה גדול.

עתיד ההדפסה: קלאוד, 3D ומה שבינהם

ודאי נשאלתם מה הולך להתרחש בעתיד המסתורי של המערכות הללו. כולנו שומעים על הדפסות תלת ממד, אבל איך כל זה יושב עם ההדפסות המשרדיות שלנו? מדפסות חדשות שמחוברות לקלאוד הן דבר מה שיביא למהפכה. לצורך העניין, תוכלו להדפיס משם גם אם אתם לא במשרד, רק תוודאו שאין לכם בעיות עם אינטרנט. השאלה היא:

• מה קורה אם ניפגע לאינטרנט? זה הזמן לחוות את כל מה שיש בישיבה ממשית עם חברים.

סיכום: הזמן לחכות ליום הראשון של ההדפסה תם!

אז למי שהגיע עד לפה, חשוב לי לומר שזה לא רק אודות הדפסות, זה אודות אמצעים שיכולים לשנות את העולם הקטן בו אתם חיים בעבודה. דעו כי אם אתם שמים יותר מדי בלחצים על החומרה שלכם ומפנים את מחשבות על האיכות של השירותים הניהוליים – אתם לא מתקדמים מהר! ניהול חכם ומתקדם של מערכת ההדפסה יכול לחסוך לכם זמן, כסף והרבה מאוד כאב ראש. אז כדאי להתחיל לשאול את השאלות הנכונות ולהשקיע במערכת שתשמח אתכם!